Tietosuojaseloste

(päivitetty 28.12.2025)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan Nappulat ry, Kesämäentie 6, 20780 Kaarina

2. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Janne Kiilunen, janne.kiilunen@gmail.com, p. 0447126970

3. Rekisterin nimi

Kaarinan Nappulat ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietoja voidaan käsitellä vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Tietojen käsittely perustuu seuran jäsenten osalta Kaarinan Nappulat ry;n oikeutettuun etuun eli seuran jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

  • ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
  • jäsenasioiden hoito (tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet)
  • kilpailutoiminnan toteuttaminen (peliohjaajat, pelaajasiirrot ottelupöytäkirjat, pelaajaluettelot)
  • harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
  • tulospalvelun ylläpito
  • tietojen välittäminen SPL:n rekisteriin ja vakuutusrekisteriin (lisäksi erillinen SPL tietojenkäsittely suostumus)
  •  toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi

Tietojen käsittely perustuu vapaaehtoisten toimihenkilöiden osalta Kaarinan Nappulat ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön. Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Kaarinan Nappulat ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

  • Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
  • Alaikäisen jäsenen osalta tarpeelliset huoltajan suostumukset, luvat ja kiellot sekä niihin liittyvät tiedot jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen harrastustoimintaan, valokuvien ja palveluiden käyttöön liittyen
  • Alaikäisen huoltajan nimi, myClub ID ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot (jäsennumero, jäsentaso, jäsenmaksujen ja muiden laskujen laskutus- ja maksutiedot, pelioikeus)
  • Syntymäaika, sukupuoli ja kansallisuus
  • Valokuva
  • Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
  •  Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Laskuihin liittyvät tiedot
  • Valokuva
  • Syntymäaika, sukupuoli
  • Tiedot luvista, suostumuksista ja kielloista liittyen jäsenyyteen, tietojen  julkaisemiseen, valokuvaamiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen)
  • Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
  • Käyttäjälokitiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

  • nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä, jäsenyyden tai yhteistyön aikana taikka myClub-käyttäjän liittyessä esim. alaikäisen jäsenen jäsentilin käyttäjäksi. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Kaarinan Nappulat ry:lle.

7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU- tai ETA- alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa viranomaisille ja muille laissa määritetyille tahoille. 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole enää tunnistettavissa. Mikäli järjestelemme uudelleen toimintaamme, voidaan käyttäjän henkilötietoja luovuttaa uuden organisaation sisällä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa Suomen Palloliiton rekistereihin kilpailujärjestelmiin ja julkaisuihin. 

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. 

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Kaarinan Nappulat ry:n oikeutetun edun perusteella, 

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu kaksinkertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vainrekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua

  • Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteröityä itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua.

Oikeus vaatia tietojen poistoa

  • Rekisteröidyllä on oikeus poistaa tiedot ilmoittamalla siitä kirjallisesti postitse tai sähköpostitse.
  • Jäsenrekisterin tietojen poistaminen vaikuttaa jäsenen mahdollisuuksiin osallistua viralliseen toimintaan.

Oikeus peruuttaa suostumus

  • Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruuttamisella tietojenkäsittelyn ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn laillisuuteen.

Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen

  • Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.

Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle

  • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.

10. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.