Ohjeita turnauksen järjestämisestä

Turnaukset ovat mukavia ja mieleenpainuvia tapahtumia, niissä on parhaimmillaan ”suuren urheilujuhlan” tuntua. Ne voivat kuitenkin olla myös varsin rasittavia pienille pelureille, ja päivä voi venyä pitkäksi. Siksi niiden suunnitteluun ja läpi viemiseen kannattaa uhrata aikaa ja vaivaa. Hyvin järjestetty turnaus on erinomainen ”mainos” seuran ja joukkueen toiminnasta.

Turnaus on yleensä taloudellisesti hyvin kannattava. Osallistumismaksut, buffetti- ja arpajaismyynnit sekä osallistumismaksut mahdollisiin oheiskilpailuihin (esim. pituus- tai rangaistuslaukauskilpailut) tuovat järjestäjälle sievoiset tulot, vaikka aivan kaikkea järjestelyä ei olisikaan saatu hoidettua puhtaasti lahjoitus- ja talkootyövoimin.

Ehdoton edellytys onnistuneelle turnaukselle on, että saatavilla on riittävästi asiasta innostunutta ja luotettavaa talkootyöväkeä.

Seuraavassa muutama ohje ja vinkki suunnittelun ja järjestelyjen helpottamiseksi.

1) ala suunnitella tapahtumaa hyvissä ajoin: väh. noin 3-4 kuukautta ennen suunniteltua turnausajankohtaa

2) kokoa joukkueesta ”työryhmä” hoitamaan suunnittelua ja järjestelyjä. Varmista mahdollisuuksien mukaan, että talkoovalmiutta on riittävästi.

- esim. otteluohjelmavastaava, buffettivastaava, kenttämestari jne.

3) miettikää tarkkaan tapahtuman laajuus: miten paljon on aikaa käytettävissä, monellako kentällä pelataan ja monta joukkuetta voidaan mukaan ottaa. Miettikää kohderyhmä eli joukkueet, joille kutsu lähetetään.

4) miettikää tarkkaan tapahtuman sisältö: peliohjelma, buffetti, arpajaismyynti, ”oheiskilpailut” kuten pituuspotku-, rangaistuslaukaus- tai tarkkuuspotkukilpailu, potkututka paikalla tms. – esim. viime mainituista kilpailuistahan voi ottaa pienen osallistumismaksun, 1-2 euroa/osallistuja.

5) laskekaa suurin piirtein tapahtuman taloudellinen kannattavuus: tuloina osallistumismaksut, buffetti- ym. myynnit ja menoina ainakin pelinohjaajapalkkiot, myytävien tuotteiden hankintamenot, mahdolliset laitevuokrat (grillit, kuulutuslaitteet yms.), tila- ja kenttävuokrat, jaettavat palkinnot jne.

6) laadi turnausanomus johtokunnalle (vähintään. 3 kk ennen turnausta, mutta mielellään jo aikaisemminkin)

- muista erityisesti, että anot hakemuksessa myös vaihtoehtoisen kentän. Seura ei voi taata sitä, että turnauksen järjestäjä saa käyttöönsä haluamansa kentän tai ylipäätään kenttää ollenkaan. Erityisesti keinonurmi- ja nurmikentille pääsy voi olla vaikeaa, joten niitä anottaessa on vaihtoehtoisena kenttänä välttämätöntä mainita joku hiekkakenttä.

- seura tarkistaa, että anottu turnaus sopii seuran toiminnan kannalta suunniteltuun ajankohtaan (silloin ei saa olla liikaa seuran sisäisiä tai muitakaan futistapahtumia samoihin aikoihin, ja seuran järjestämät tai osoittamat tapahtumat ovat etusijalla joukkueiden tapahtumiin verrattuna)

- mikäli anottu turnaus sopii seuran toimintaan, seura toimittaa anomuksen Palloliiton piiriin (jos mukaan kutsutaan seuran ulkopuolisia joukkueita) – piiri hyväksyy tai hylkää hakemuksen omalta osaltaan.

- seura toimittaa piiristä palautuneen anomuksen kaupungille, joka vahvistaa anotun kentän tai kenttien varauksen tai toteaa, että kenttiä ei saada turnauksen käyttöön

- seura antaa em. ”lupakierroksen” perusteella turnauksen toteutusluvan jos se on mahdollista

- hankalimpia aikoja turnausten järjestämiselle ovat huhti-toukokuu ja kesäkuun alku sekä elokuu ja syyskuun alku – niihin ajankohtiin kohdistuu anomuksia eniten.

7) lähetä turnauskutsu kohderyhmälle, jos olet saanut luvan turnauksen järjestämiseen

- kuvaa turnaus mahdollisimman tarkasti (paikka, aika, kentät, ajo-ohje, parkkipaikat, säännöt, mahdollinen kilpailun jury, mukaan kutsuttavien joukkueiden määrä, oheistapahtumat)

- otteluohjelma (avoin, tietysti ilman joukkueiden nimiä vielä tässä vaiheessa)

- yhden joukkueen osalle tulevien otteluiden määrä

- ilmoittautumisohjeet (mihin mennessä, kenelle, millä tavoin)

8) kerää ilmoittautumiset ja laadi niiden perusteella turnauksen otteluohjelma

- otteluohjelmasta ja turnausmuodosta riippuen, koeta mahdollisuuksien mukaan välttää samasta seurasta olevien joukkueiden peluuttamista samoissa alkulohkoissa tai vastaavissa.

- jos tiedät selviä tasoeroja joukkueiden välillä, pyri rakentamaan mahdollisimman tasavahvoja alkulohkoja

9) tiedota valmis otteluohjelma mukaan tuleville joukkueille mahdollisimman ajoissa ja toivota ne tervetulleeksi turnaukseen

10) mieti lisäksi ainakin seuraavien turnauksen yksityiskohtien toteutus (kaikkia ei tietenkään tarvitse toteuttaa):

- buffetti (tuotteet, hinnat, toimihenkilöt, työnjako, pohjakassa, tarvikkeet, laitteet jne.)

- arpajaismyynti (voittojen kerääminen, merkinnät, arpajaisliput, arvan hinta, pohjakassa jne.)

- buffetin ja arpajaismyynnin kalusteet (pöydät, katos, roskikset, tuolit, grilli jne.)

- kentän kunnostus ja ylläpito turnauksen aikana (kenttänumeroinnit, kalkkiviivat tai muut merkinnät jne.)

- kuka hankkii pelinohjaajat ja montako heitä tarvitaan

- mitä tuotteita, tarvikkeita ja laitteita löytyy joukkueelta, alueelta tai seuralta tai mitä pitää ostaa

- tulosten tiedottaminen netissä tai lähettämällä ne osallistuneille joukkueille

- kiitokset osallistumisesta mukana olleille joukkueille

- mahdollinen ”palautepalaveri” mukana olleiden toimihenkilöiden ja muiden talkoolaisten kesken – kokemukset seuraavaa turnausta varten.