Organisaatio

2.1 SEURAN ORGANISAATIO

Vaikka toimimme vapaaehtoistyön pohjalta, tarvitsee seura kuitenkin tietyn kiinteän organisaation. Osin se on lakisääteinen, mutta ennen kaikkea toiminnan laadukas ja sujuva suunnittelu sekä toteutus edellyttävät sen olemassaoloa. Kaarinan Nappuloiden kaltainen suuri seura ei voi olla vain joukko saman seuranimen alla eri tavalla toimivia joukkueita, siksi tarvitaan kiinteä organisaatio ja sen toimintaa ohjaavia sääntöjä, periaatteita ja toimintamalleja. Seuran perusorganisaatio on henkilövaihdoksia lukuun ottamatta varsin pysyvä.

2.1.1 Seuran kokous

Seuran ylin päätösvalta on jäsenillä, jotka käyttävät äänivaltaansa seuran kokouksissa. Osallistumisoikeus kokouksiin on jäsenmaksunsa maksaneilla aikuisjäsenillä. Päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä, ellei seuran säännöistä tai lainsäädännöstä muuta johdu.

Seuralla on vuodessa yksi säännöllinen kokous, vuosikokous marras- joulukuussa. Siellä käsitellään seuran säännöissä mainitut asiat sekä tarpeen vaatiessa muita asioita. Vuosikokouksen tärkeimpiä tehtäviä ovat jäsenmaksujen määrääminen, johtokunnan valinta ja tili- ja vastuuvapaudesta päättäminen. Vuosikokous myös päättää seuran sääntöjen muuttamisesta.

Vuosikokouksen lisäksi johtokunta tai vähintään 1/10 äänioikeutetuista aikuisjäsenistä voi kutsua koolle ylimääräisen seuran kokouksen yksilöidyn asian tai asioiden käsittelyä varten. Koolle kutsumisen syynä voi olla jokin ennalta arvaamaton ja/tai seuran toimintaan huomattavasti vaikuttava asia, jonka käsittelyyn vaaditaan tai muutoin tarpeelliseksi katsotaan seuran kokouksen päätös tai kannanotto, ja joka ei voi odottaa vuosikokoukseen saakka.

2.1.2 Johtokunta

Johtokuntaan kuuluu puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja 5-7 muuta jäsentä. Sen valitsee vuosikokous ehdolle asettuneista seuran aikuisjäsenistä, ja sen toimikausi kestää vuosikokouksesta vuosikokoukseen eli noin yhden vuoden. Johtokunnan tulee laatia sisäinen työnjako ja se voi perustaa toimikautensa ajaksi avukseen toimikuntia.

Johtokunnan tämän hetkinen työnjako eli vastuualueet ovat: puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, valmennusvastaava, talousvastaava, kenttä- ja salivastaava, jäsenrekisterivastaava, markkinointivastaava, sihteeri ja varustevastaava. Jokaista vastuualuetta hoitaa yksi henkilö.

Johtokunta suunnittelee, organisoi ja valvoo seuran toimintaa noudattaen seuran kokouksen sille mahdollisesti antamia ohjeita ja määräyksiä. Johtokunta edustaa seuraa ulospäin ja tekee sen puolesta sopimukset. Se hyväksyy uudet jäsenet, joukkueet ja toimihenkilöt. Se antaa toimintaa koskevia ohjeita, määräyksiä ja sääntöjä seuran sääntöjen asettamissa rajoissa. Se järjestää seuran sisäisen tiedonkulun, opastuksen ja koulutuksen. Se voi erottaa jäsenyydestä tai toimihenkilötehtävistä, tai antaa jäsenille tai toimihenkilöille näiden toimintaa koskevia huomautuksia ja varoituksia. Se voi myös myöntää yksittäistapauksittain perustellusta ja painavasta syystä poikkeuksia seuran sääntöihin.

Johtokunta laatii seuran toimintakalenterin, toimintasuunnitelman ja –kertomuksen sekä tilinpäätökset ja talousarviot sekä pitää yllä jäsenrekisteriä.

Johtokunta kokoontuu 7-10 kertaa toimintavuoden aikana. Kiireellisiä ja/tai rutiininomaisia asioita se käsittelee myös kokoontumatta, sähköisten viestimien välityksellä.

2.1.3 Toimihenkilöt

Seuran toimintaa ”pyörittävät” vapaaehtoiset toimihenkilöt. He eivät saa palkkaa tai palkkiota tehtävänsä hoitamisesta (poikkeuksena pelinohjaajat). Pysyväisluonteisia tai ainakin pitkäaikaisia toimihenkilötehtäviä ovat muun muassa:

- joukkueenjohtaja

- valmentaja

- huoltaja

- rahastonhoitaja

- alueyhdyshenkilö

- johtokunnan jäsenet

- pelinohjaajana toimiminen

Tilapäisluonteisia vapaaehtoistehtäviä ovat muun muassa

- buffettien ja arpajaismyyntien pitäminen

- toimitsijatehtävät viesti- ja maastojuoksutapahtumissa yms. tapahtumissa

- talkootyötehtävät jne.

Toimihenkilön on

- suositeltavaa olla seuran aikuisjäsen, ei pakollista.

- hyväksyttävä seuran säännöt, niiden perusteella annetut muut säännöt, ohjeet ja määräykset, seuran sopimukset ja muut sitoumukset, toimintaperiaatteet ja arvot sekä toimittava niiden mukaisesti tehtäväänsä hoitaessaan

- kyettävä toimimaan 5-11 –vuotiaiden lasten kanssa näiden etua ajatellen

Toimihenkilöllä ei tarvitse olla kokemusta jalkapallosta. Aito tekemisen halu ja yrittäminen korvaavat paljon sitä mikä tiedoissa tai taidoissa saattaa puuttua.

Johtokunta voi huomauttaa tai varoittaa toimihenkilöä sääntöjen, määräysten tai periaatteiden vastaisesta toiminnasta. Varoitus voidaan myös julkaista seuran sisäisiä tiedotuskanavia käyttäen, mikäli se tarpeelliseksi katsotaan. Viimeisenä keinona johtokunta voi kieltää henkilöä toimimasta seuran toimihenkilötehtävissä joko määräaikaisesti tai pysyvästi.

2.1.4 Toimihenkilöiden tehtävät

Seuran vapaaehtoisten toimihenkilöiden tehtäväkuvaukset ovat joustavia. Tässä esitetty on yleisesti käytetty ja toimivaksi osoittautunut malli, mutta sitä voi muunnella olosuhteiden ja tarpeiden mukaan.

Johtokunnan jäsenet

- johtokunnalle kulloinkin vahvistetun työnjaon mukaisesti

Alueyhdyshenkilö (”kyläpäällikkö”)

- oman alueen joukkueiden neuvonta ja opastus

- oman alueen aluekohtaisten tapahtumien ja yleensä toiminnan järjestelyt ja organisointi

- tiedonvälitys seuran ja oman alueen joukkueiden välillä

- aluekohtaisista materiaaleista ja varoista huolehtiminen

- tilinkäyttöoikeus mahdolliseen kylän yhteiseen tiliin

Joukkueen valmentaja

- joukkueen valmennuksen suunnittelu ja toteutus

- joukkueen peluuttamisen suunnittelu ja toteutus

- pelaajien ja vanhempien käyttäytymisen valvonta peleissä ja harjoituksissa ja tarpeen vaatiessa puuttuminen siihen

- joukkueen ja sen yksittäisten pelaajien palkitsemisen suunnittelu ja toteutus

- ottelukortin täyttäminen ja palauttaminen kyläsarjan otteluissa

- häiriötekijöiden poistaminen pelialueelta pelinohjaajan apuna (esim. väärin sijoittuneet tai muulla tavoin häiritsevät katsojat)

- tarpeen vaatiessa peli- tai harjoituskieltojen määrääminen joukkueen pelaajalle

- joukkueella voi olla pää- tai vastuuvalmentaja ja lisäksi apuvalmentajia

Joukkueen johtaja

- oman joukkueen pelaaja- ja toimihenkilöluettelon jatkuva ajan tasalla pitäminen

- oleminen selvillä oman joukkueen jäsenmaksu-, lisenssi- ja vakuutustilanteesta

- joukkueen varojen hallinta ja varainhankinnan organisointi

- mahdolliset matka-, ruokailu- yms. järjestelyt pelimatkojen aikana

- tiedottaminen joukkueen sisällä, alueyhdyshenkilölle sekä johtokunnalle

- joukkueen toiminnan organisointi siltä osin, kuin kyse ei ole valmentamisesta tai peluuttamisesta

- pelinohjaajan hankkiminen kotipeleihin sekä itse järjestetyssä turnauksessa kaikkiin peleihin

- kentän kunnostuksen organisointi kotipeleissä

- mahdollisten joukkuepalaverien, illanviettojen tms. järjestelyt

- Kaikki Pelaa –pelisääntöjen laatiminen joukkueelle yhteistyössä valmentajien kanssa

- toimintasuunnitelman ja talousarvion tekeminen (edustusjoukkueet)

Huoltaja

- varusteiden hankinta ja kunnossa pitäminen

- pelaajien pelikunnosta huolehtiminen peleissä ja turnauksissa (juottaminen, syöttäminen, pikku vammojen hoito, varusteiden hoito jne.)

Lisäksi joukkueella voi olla esim.

- rahastonhoitaja (rahavarojen hallinta ja kirjanpito niistä)

- kenttämestari (kentän kunnostus kotipeleissä)

- nettisivujen ylläpitäjä (joukkueen omista kotisivuista huolehtiminen)

- buffettivastaava (buffettien, arpajaismyyntien yms. järjestelyistä vastaaminen)